書類の整理

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おはようございます。ぺんたです。

読者の方から記事のリクエストをいただきました。

「ぺんたさんは自分の所有する物件の資料の整理はどのようにしておられますでしょうか?私はx棟を所有で資料が増えてきており、資料整理にかなり苦労しております。もしよろしければブログ記事にしていただければとても嬉しいです。」

実は私も資料整理が非常に苦手でして、家内に全て担当してもらっています。

お役に立てるかどうかわかりませんが、我が社の書類管理の実態をご報告します。

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資料は概ね、

・物件系の資料

・経理系の資料

に大別出来ますが、最初に物件系から・・・。

物件系の資料は、主によく使う資料毎に整理されています。ざっと画像でご紹介しますと、

返済予定表ファイル
DSC_0420

開くと個別案件の返済予定表が詰まっています
DSC_0421

それから物件毎に入居者との賃貸借契約書ファイル
DSC_0423

うちは基本的に管理会社さんに代理権は与えない方針ですので私自身が捺印した賃貸借契約書の原本をこちらで保管しています。管理会社さんにはコピーを取ってもらっています。

そして権利証です。こういう専用のボックスにいれて物件毎にフォルダー管理しています。
DSC_0418

DSC_0419 - コピー

数が増えてきたので貸金庫にでも入れないと物騒ですね・・・。

次に火災保険のファイル。
DSC_0406 - コピー

あとは管理報告書ですね。ひとつの大きなファイルに、物件毎に見出しをつけてファイリングしています。
DSC_0430

と、よく使う資料系はここまでです。

物件系の資料で、「それほど多頻度で使いそうにない資料」は物件名称のファイルにぶっ込むのですが、家内は2冊に分けています。

・所有権移転前の書類を「購入時」

・所有権移転後の書類を「購入後」

と2つにわけてファイリングしています。
DSC_0424

「購入時」のファイルには決済日までに入手する資料、重説や売買契約書、媒介契約書、各種領収書や精算書などが収められています。

また、物件取得時に土地・建物の価額をいくらで帳簿投入するか・・・という計算書を顧問税理士が作ってくれていますので、それも「購入時」ファイルに入れています。
DSC_0425

購入した後に発生する、いろんな細々した資料は「購入後」ファイルにぶっ込んでいます。

管理会社さんとの契約書や
DSC_0427

アパートによってはゴミの業者回収を有償でお願いしたりしていますのでその契約書など、雑多な資料を「購入後」ファイルに入れています
DSC_0428

ざっと以上が物件系の資料整理です。

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経理系の資料はたくさんファイルがあり、私が極力関知したくない領域なので(笑)ワンポイントだけご紹介です。

経費の支出は現金ももちろんありますが、出来るだけクレジットカード払いにするようにしています。セルフリフォーム資材の発注はネット経由が多いので、必然的にカード払いが多くなります。

ちなみに使っているカードはアメックスのプラチナカードです。

元部下がアメリカンエクスプレスに転職したので、本来持つ資格がないところをむりやりインビテーションを出してもらいました。

何の合理性もなく、100%見栄です(笑)

ところがプラチナといっても、見栄えは「シルバー」カードなのでぜんぜん気付いてもらえず非常に残念ですw

「ゴールド」のほうが使う時に鼻が高い感じです。困ったものです。
ダウンロード (3)

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それはさておき・・・・

カード払いにしたとき、アメックスのネットでリアルタイムの利用明細が発行出来るのですが、それと個別取引毎の領収書を付き合わせるため通し番号を付けるよう指示はしています。

こちらの画像が利用明細のほうで、Mで始まる通し番号を記入して・・・
DSC_0434

それに対応する領収書にも通し番号を記入しています。
DSC_0433

現金払いのほうも同じようにやってもらっています。

こういう準備をしておけば税務署の調査が入ったときに何をツッコまれても、対応する領収書をすぐに取り出せて反論出来るので役立つかな!?と思っています。

書類整理についてはざっとこんな感じです。

参考になったでしょうか!?

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Source: ぺんたの地方不動産投資日記

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